Seit Anfang November hat unsere Kollegin Anja Rohde, die bisher für den Bereich Zuwendungen und Entgelte zuständig war, eine neue Aufgabe übernommen. Sie kümmert sich um den Aufbau eines Prozess- und Qualitätsmanagements bei Hans-Wendt. Im Folgenden erläutert sie Euch, was genau das bedeutet, wie sie dabei vorgeht und welche Vorteile das Ganze für jede*n von uns hat!
Liebe Kolleg*innen,
gemeinsam mit Euch möchte ich eine Prozesslandkarte mit allen Prozessen bei Hans Wendt erstellen. Dabei möchten wir uns nicht nur anschauen, wie Arbeitsabläufe im Moment aussehen, sondern gemeinsam überlegen, wie wir diese für unsere Klient*innen und Kund*innen, aber auch für Euch vereinfachen und verbessern können. Vielleicht können wir einige alte Zöpfe abschneiden, können digitale Instrumente integrieren, die uns im Alltag dann die Arbeit erleichtern. Wenn wir unsere Prozesse definiert und gemeinsam verbessert haben, werden diese dann allen bestehenden und neuen Mitarbeitenden als Wissensquelle zur Verfügung stehen.
Wenn wir diesen Meilenstein geschafft haben, können wir dann auch wieder eine Zertifizierung im Qualitätsmanagement anstreben, wie sie vor einigen Jahren bereits einmal bestand. Durch ein solches Prozess- und Qualitätsmanagement können wir notwendige Arbeitsabläufe so verbessern, dass wieder mehr Zeit für die wesentlichen Aspekte der sozialen Arbeit bleibt. Gleichzeitig machen wir uns in der Bremer Trägerlandschaft wieder attraktiver für neue Klient*innen, Kolleg*innen und auch den öffentlichen Träger.
Im Moment bin ich dabei, die notwendigen Rahmenbedingungen und Vorgehensweisen abzustecken. Im kommenden Jahr werde ich mich vor Ort mit Euch als Experten für die Arbeitsabläufe treffen, die wir beschreiben wollen. Aus Euren Beschreibungen zu den Tätigkeiten bauen wir dann zusammen einen Prozess. Im Anschluss schauen wir uns an, wo und wie wir Verbesserungen und Vereinfachungen und Neuerungen in die jeweiligen Prozesse aufnehmen können. Diese neuen Prozesse werden wir dann gemeinsam auf ihre Alltagstauglichkeit hin überprüfen und passen diese dann – wo notwendig – an. Im Anschluss haben wir einen Prozess, den wir auch visualisieren und mit Ablaufbeschreibungen versehen, um bestehenden Mitarbeiter*innen als Erinnerungsstütze zu dienen und neuen Mitarbeiter*innen einen schnellen Einstieg zu ermöglichen.
Natürlich bleibt es dann nicht dabei. In regelmäßigen Abständen werden wir uns diese Prozesse dann wieder zusammen vornehmen und sie auf Aktualität prüfen (Passt es zu den Bedürfnissen unserer Klient*innen und Kund*innen und Euren Bedürfnissen? Hat sich die gesetzliche Grundlage vielleicht verändert? Gibt es neue Verbesserungsvorschläge?). So können wir uns schnell auf neue Gegebenheiten einstellen und „bleiben am Puls der Zeit“.
Doch was genau sind die Vorteile für Euch als Mitarbeitende?
Ihr habt für alles verbindliche Vorgaben zur Erledigung Eurer Aufgaben. Die Abläufe sind einfach und klar gestaltet. Ihr könnt klarer über Eure Fälle kommunizieren, da die Strukturen der Abläufe überall ähnlich sind. So bleibt mehr Zeit für Eure Klienten. Ihr als Experten Eurer Prozesse habt jederzeit Einfluss darauf, wie diese gestaltet werden.
Ich freue mich auf eine erfolgreiche und spannende Zusammenarbeit mit Euch! Solltet Ihr Fragen haben, meldet Euch gern unter arohde@hwst.de.
